Folha de pagamento ganha papel estratégico com uso de IA

A folha de pagamento, tradicionalmente vista como um processo operacional, está assumindo um papel estratégico nas empresas. Segundo a pesquisa global "People at Work 2025", realizada pela ADP com 1.825 líderes de RH e folha de pagamento em 20 países, 58% das organizações pretendem adotar inteligência artificial (IA) para aprimorar seus processos e apoiar decisões de negócios. O estudo reforça a transformação da folha em um elemento-chave para engajamento, eficiência e retenção de talentos em um cenário cada vez mais digital e competitivo.

Folha de pagamento deixa de ser custo e vira diferencial competitivo

A função da folha de pagamento está deixando de ser um simples centro de custos e ganhando destaque como ferramenta de gestão estratégica. De acordo com o levantamento da ADP, as empresas estão investindo em tecnologia para extrair insights, reduzir riscos e fidelizar colaboradores.

“O papel da folha não é mais apenas calcular salários corretamente. Quando bem executada, ela fortalece a cultura organizacional e melhora a experiência dos colaboradores”, afirma Luiz Bernabé, gerente-geral da ADP Brasil e vice-presidente de Service Delivery para a América Latina.

A mudança ocorre em um momento em que o ambiente empresarial exige respostas rápidas, tomadas de decisão baseadas em dados e maior integração entre áreas, especialmente entre RH, finanças e tecnologia.

Falta de mão de obra especializada sobrecarrega times de RH

Apesar da relevância crescente da folha de pagamento, as empresas ainda enfrentam dificuldades na gestão dessa área. O estudo mostra que 53% das organizações têm dificuldade para contratar profissionais qualificados, o que gera sobrecarga nas equipes existentes.

Um dado que ilustra essa pressão: os departamentos de TI dedicam, em média, 25 horas e 13 minutos por semana apenas para administrar a integração entre a folha e outros sistemas corporativos. Em 2024, essa média era de 21 horas e 42 minutos — um aumento que indica maior complexidade no processo.

Além disso, 32% das empresas relatam gastar mais de 30 horas semanais com essas tarefas, comprometendo tempo que poderia ser direcionado a iniciativas estratégicas.

Inteligência artificial como aliada do RH moderno

Para responder a esses desafios, a inteligência artificial surge como um recurso essencial. Segundo o estudo, as organizações não veem a IA como substituta do trabalho humano, mas como uma tecnologia que potencializa o trabalho estratégico do RH.

“A expectativa atual dos líderes é que a folha de pagamento forneça dados úteis para decisões de longo prazo”, destaca Bernabé.

Com o uso de algoritmos e automações, a IA permite:

• Identificar padrões de absenteísmo;
• Prever riscos de rotatividade;
• Encontrar oportunidades de economia fiscal;
• Otimizar o uso de benefícios corporativos.

Essas funcionalidades, quando integradas à folha de pagamento, tornam o RH mais proativo, ampliando seu impacto nos resultados organizacionais.

Integração entre sistemas é prioridade para 2025

A pesquisa da ADP aponta que o principal foco dos líderes de RH para o próximo ano é a integração da folha de pagamento com os demais sistemas empresariais. Essa integração busca eliminar redundâncias, reduzir erros e aumentar a transparência entre setores.

Entre os dados revelados:

• 55% das empresas já utilizam múltiplos métodos de pagamento, como carteiras digitais e cartões pré-pagos;
• 41% integraram sistemas financeiros e contábeis à folha globalmente;
• 81% investem na capacitação de seus profissionais para lidar com novas tecnologias e modelos de trabalho híbrido ou remoto.

Essa movimentação mostra que a transformação digital da folha de pagamento é um projeto prioritário e contínuo, com foco em eficiência, segurança da informação e escalabilidade.

Folha estratégica fortalece o employer branding

O pagamento correto e transparente dos colaboradores é um dos pilares do bem-estar financeiro e da credibilidade da empresa. Quando estruturada com o suporte da tecnologia, a folha de pagamento contribui diretamente para o fortalecimento da marca empregadora (employer branding).

RHs atentos reconhecem que a experiência do colaborador começa pelo básico — e isso inclui:

• Pagamento em dia e sem erros;
• Comunicação clara sobre descontos, benefícios e reajustes;
• Flexibilidade no formato de recebimento;
• Acesso facilitado a holerites e comprovantes digitais.

A fidelização de talentos passa pela confiança. Nesse sentido, uma folha eficiente pode ser decisiva na permanência ou saída de bons profissionais.

Benefícios diretos da digitalização da folha de pagamento

Empresas que investem na digitalização e automatização da folha colhem benefícios operacionais e estratégicos. Os principais ganhos incluem:

• Redução de erros: com menos etapas manuais, diminuem-se os riscos de cálculos incorretos ou retrabalho;
• Transparência: tanto gestores quanto colaboradores passam a ter acesso em tempo real às informações;
• Decisões baseadas em dados: os relatórios gerados pela folha integrada ajudam líderes a tomar decisões rápidas e assertivas;
• Otimização de tempo: libera as equipes de RH para atividades de maior valor agregado;
• Agilidade legal: facilita a adaptação a mudanças nas leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Esses fatores tornam a folha uma aliada na conformidade regulatória e no planejamento empresarial.

O papel do contador e do RH na modernização da folha

Para o profissional da contabilidade, especialmente aqueles que atuam com gestão de pessoal e folha de pagamento, o movimento de digitalização abre novas oportunidades. Dominar ferramentas de automação e sistemas integrados será cada vez mais valorizado no mercado.

Além disso, os contadores podem atuar de forma consultiva, ajudando empresas a:

• Escolher plataformas adequadas de gestão de folha;
• Interpretar dados gerados por sistemas automatizados;
• Realizar planejamento tributário com base nos encargos da folha;
• Avaliar riscos trabalhistas e sugerir melhorias nos processos internos.

A aproximação entre RH e contabilidade, nesse contexto, é essencial para garantir conformidade, eficiência e inteligência na administração de pessoas.

Caminhos para o futuro: como se preparar

As mudanças no perfil da folha de pagamento exigem preparação técnica e estratégica. Especialistas recomendam três passos principais para as empresas:

1. Investir em tecnologia: buscar sistemas que permitam integração, automação e personalização conforme o perfil da organização;
2. Capacitar a equipe: oferecer treinamentos em análise de dados, legislação trabalhista e uso de IA;
3. Revisar processos: mapear fluxos internos da folha para identificar gargalos e oportunidades de melhoria contínua.

Segundo a ADP, empresas que adotam essas práticas estão mais bem posicionadas para enfrentar desafios como escassez de mão de obra, aumento da complexidade tributária e a necessidade de decisões rápidas em contextos voláteis.

Folha de pagamento como agente de transformação

A pesquisa da ADP confirma o que muitos profissionais de RH e contabilidade já percebem na prática: a folha de pagamento não é mais apenas uma obrigação administrativa. Ela é, cada vez mais, um componente estratégico para a saúde financeira da empresa e o bem-estar dos colaboradores.

Com o apoio da inteligência artificial, integração sistêmica e capacitação contínua, a folha se transforma em uma alavanca para decisões mais precisas, engajamento sustentável e vantagem competitiva no mercado.

Com informações do Mundo RH